Khi nào bạn nên cân nhắc sử dụng CMS?

CMS là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Content Management System (Hệ Quản trị Nội dung) là một hệ thống thông tin chuyên dùng quản lý nội dung kỹ thuật số. Nếu bạn có ý định chuyển đổi một hệ thống phần mềm hiện có sang một CMS thì bạn nên lưu ý các đặc điểm mà một CMS nào cũng cần có. Nếu các đặc điểm này khớp với nhu cầu của bạn thì xin chúc mừng, bạn có thể chuyển đổi sang CMS.

Định hướng lưu trữ trên cơ sở dữ liệu

Bất cứ thông tin nào cũng có thể được tổ chức theo một cách hợp lý nào đó, với nhiều thành phần cho giá trị độc lập với phần còn lại của hệ thống phần mềm. Việc duyệt qua một bảng nội dung nhanh chóng là thước đo đầu tiên để bạn xem xét việc chọn lựa lưu trữ cơ sở dữ liệu. Bách khoa toàn thư với hàng triệu bài viết nội dung, một hệ thống bán sách với nhiều thể loại sách, các bài báo khoa học kỹ thuật, các tạp chí đều yêu cầu nên có một cơ sở dữ liệu để lưu trữ. Điều này có thể khiến bạn xem xét có nên hay không nên sử dụng CMS cho hệ thống phần mềm của mình.

Nội dung lớn, nhiều ấn bản, phiên bản

Nếu ứng dụng phần mềm của bạn phải lưu trữ lượng lớn nội dung (gồm ấn bản, phiên bản), hàng nghìn trang A4 hoặc hàng trăm nghìn, hàng triệu bài viết, video. Bạn nên cân nhắc sử dụng CMS để tận dụng các lợi ích mà CMS mang lại cho việc quản lý nội dung hiệu quả hơn.

Phần mềm có nhiều biên tập viên, cộng tác viên, tác giả

Việc quản lý hệ thống phần mềm có lượng người dùng đông đảo là hết sức khó khăn, hơn nữa nếu hệ thống của bạn chạy thời gian thực, nghĩa là bạn, với tư cách admin, phải có mặt thường xuyên trên Web để giải quyết các vấn đề xung đột người dùng, quản lý thông tin người dùng và các phần khác liên quan.

Thử hình dung một bài viết có nhiều người dùng đóng góp, nếu bạn không quản lý hiệu quả thì có thể dẫn tới việc mâu thuẫn, tranh chấp nội dung, thậm chí là phá vỡ cộng đồng người dùng. Do đó, với các ứng dụng phần mềm có nhiều người dùng với nhiều tư cách khác nhau (author, contributor, editor,…), bạn nên thiết lập phần mềm là một CMS, có khả năng phân nhóm người dùng, phân quyền tương tác với nội dung, và định rõ luồng quản lý nội dung. Thậm chí, CMS cũng có thể giúp bạn quản lý tự động các quá trình xử lý nội dung.

Nhiều tùy chọn xuất bản

Theo cách truyền thống, điều bạn quan tâm nhất về thông tin nội dung chủ yếu là khâu in ấn ra sách, báo. Bạn chỉ cần đọc nội dung này trước/sau khi in để kiểm tra trước khi xuất bản rộng rãi cho mọi người. Tuy nhiên, sự phát triển Internet giúp chúng ta có nhiều cách xuất bản hơn như nội dung báo chí trên Web, PDF, xuất dưới dạng RSS (XML) là nguồn cho các trang báo chí khác, kiểm duyệt bình luận người dùng,… Để quản lý điều này hiệu quả, bạn nên sử dụng một CMS.