Định dạng khổ giấy trong Word theo đúng chuẩn quy định của nhà nước

Theo nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ: Về công tác văn thư ban hành ngày 05 tháng 03 năm 2020 thì khổ giấy trong văn bản các văn bản nhà nước là khổ A4 có kích thước 210 mm x 297 mm (2.1 cm x 2.97 cm). Thêm nữa, lề trang giấy được xác định như sau:

• Lề trên (top margin): các mép trên từ 20-25 mm(2-2.5 cm)
• Lề dưới (bottom margin): các mép dưới từ 20-25 mm (2-2.5 cm)
• Lề trái (left margin): các mép trái từ 30-35 mm (3-3.5 cm)
• Lề phải (right margin): các mép phải từ 15-20 mm (1.5-2 cm)

Sở dĩ lề trái cách mép nhiều hơn lề phải vì lề trái có thể được đục lỗ để lưu trữ hoặc được đóng thành tập hay sách vì phần này cần phải nhiều khoảng trống.

Để định nghĩa khổ giấy A4 theo đúng nghị định trên trong Word, trước hết mở Word, vào Tab Layout -> Margins -> chọn Custom Margin.

Sau khi khung cửa sổ Page Setup hiện ra, bạn lề giấy như trong hình (tính bằng cm). Nếu bạn thấy đơn vị của mình là inch (có dấu hai nháy “) thì tham khảo bài Chuyển đổi các đơn vị đo lường (inch, cm, mm) trong Microsoft Word để biết cách đổi sang cm hoặc mm.

Sau đó, bấm Tab Paper trong Page Setup, chọn khổ giấy là A4 như trong hình.

Cuối cùng bạn nhấn OK ở cuối cửa sổ Page Setup để thiết lập trang giấy A4 với lề được căn theo đúng chuẩn nhà nước. Thêm nữa, hiện này nhà nước đã chọn font Times New Roman có kích thước chữ 13pt dùng bộ mã Unicode làm chuẩn, vì vậy bạn nên áp dụng nhé.

Với các bạn làm việc trong nhà nước ở mọi cấp độ thì việc này gần như là bắt buộc khi trình bày văn bản, các bạn nên tuân thủ quy định. Còn những bạn khác, có thể xem xét để cách trình bày văn của mình chuẩn hơn nhé! Chúng tôi chúc bạn thành công!