Định dạng font chữ, khổ giấy trong các văn bản hành chính nhà nước

Theo thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhà nước thì cách trình bày về font chữ (kiểu chữ) và khổ giấy khi soạn thảo văn bản sẽ được chỉ ra trong bài sau.

Font chữ

Chắc chắn là font chữ sử dụng trong văn bản hành chính phải là font chữ tiếng Việt. Điểm lưu ý là các font này phải sử dụng bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. Theo đó, font mà văn bản hành chính thường hay sử dụng nhất là Times New Roman.

Khổ giấy

Khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) là khổ giấy được áp dụng cho văn bản hành chính. Một số loại giấy tờ như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển sẽ sử dụng khổ A5 (148 mm x 210 mm) để trình bày.

Thông thường, văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài (chiều dọc) của khổ giấy A4. Một số định dạng văn bản như bảng biểu, sơ đồ,… thì có thể trình bày theo chiều rộng (chiều ngang) của khổ giấy A4.

Canh lề trang giấy

Đối với khổ giấy A4 thì việc canh lề thực hiện như sau:

• Lề trên (top): cách mép trên từ 20 – 25 mm;
• Lề dưới (bottom): cách mép dưới từ 20 – 25 mm;
• Lề trái (left): cách mép trái từ 30 – 35 mm;
• Lề phải (right): cách mép phải từ 15 – 20 mm.

Một số cơ quan nhà nước yêu cầu lề trái là 25 mm, trong khi đó các lề còn lại đều là 20 mm thực ra là có lý do. Văn bản hành chính nếu đóng tập (bìa) thì lề trái sẽ bị mất 1 khoảng lề do đinh bấm (ghim) vì vậy lề trái nên cách mép có khoảng cách hơn các lề còn lại.

Để học cách canh lề và định dạng khổ giấy trong Word thì bạn có thể theo dõi bài viết Định dạng khổ giấy A4 và canh lề trái, phải, trên, dưới trong Microsoft Office Word. Chúc bạn thành công!